Guideline für Online-Meetings

Agile Methoden

Agile Methoden

Die Arbeit aus dem Homeoffice ist für viele ungewohnt. Wie geht das technisch? Wie gestalten wir Online-Meetings so, dass es das Team stärkt? Wie funktioniert unsere digitale Zusammenarbeit? In kürzester Zeit haben sich für uns alle die Lebens- und Arbeitsbedingungen geändert. Die neue Arbeitssituation bringt Herausforderungen, sowie Regeln und Vorschriften mit sich, mit denen wir umgehen müssen. Vom Geschäftsführer bis zum Mitarbeiter sind alle, ohne große Vorbereitung, mit einer radikalen Veränderung der Lebenssituation konfrontiert.

Für viele ist Homeoffice nicht nur eine neue Form der Arbeit, sondern mit allen seinen Rahmenbedingungen auch eine Belastung. In der virtuellen Welt zu agieren und zu arbeiten ist eine Herausforderung und manche/r kommt an seine Grenzen, privat wie beruflich. In diesem Zusammenhang möchten wir mit unserer Guideline helfen, sich diesen Herausforderungen zu stellen.

Ich arbeite schon sehr lange in virtuellen Strukturen und habe einen guten Weg gefunden. Doch besonders in der aktuellen Zeit sind auch bei mir die Remote-Meetings nicht nur sehr viel häufiger geworden, sondern nun müssen auch sehr oft Menschen eingebunden werden, die entweder wenig Erfahrung mitbringen oder denen die passende Infrastruktur noch fehlt.

Daher haben wir uns im Team etwas Zeit genommen und unsere Erfahrungen zusammengetragen. Dieser Artikel gliedert sich in folgende Teile:

1. Vorbereitung
2. Netiquette
3. Durchführung

Die Vorbereitung

Es steht und fällt – wie meistens – mit einer guten Vorbereitung. Wer hat inzwischen nicht schon einmal an einem Meeting, Workshop oder Webinar teilgenommen, wo wenig Interaktion möglich war, Chaos herrschte, danach fast so viel unklar war wie zuvor und das auch so blieb. Hier ein paar Tipps zur Vorbereitung – damit es ein erfolgreiches Online-Meeting wird:

• Kommunizieren Sie klar – am besten im Termin oder alternativ in der Einladung – den Link zum Online-Meeting.
• Bieten Sie wenn möglich auch eine Alternative, z. B. eine Einwahlnummer per Telefon
• Stellen Sie schon vorher einen Team-Channel bereit, in dem asynchron vor und nach dem Meeting kommuniziert werden kann.
• Bereiten Sie eine Agenda vor und schicken Sie sie gegebenenfalls vorab allen Teilnehmern, z.B. im Channel.
• Falls ein weiteres Tool benutzt wird, bitten Sie die Teilnehmer sich ein Account einzurichten und dieses zu testen.
• Wenn nötig und möglich bereiten Sie teilbare Dokumente vor, sodass Informationen zusätzlich auch visuell wahrgenommen werden können.
• Besorgen Sie sich möglichst alternative Kontaktdaten (Handy/Festnetz) der Teilnehmer. Falls das System abstürzen sollte, kann man sich so offsite erreichen.
• Hochgeladene Präsentation werden manchmal nicht korrekt verarbeitet und angezeigt. Testen sie alle Dokumente vorher einmal komplett.
• Organisieren Sie vor dem eigentlichen Termin einen technischen Testflight, mindestens mit den Hauptansprechpartnern
• Schicken Sie eine Netiquette für Online-Meetings vorab an alle Teilnehmer.
• Wenn eine Bildschirmfreigabe von Online-Inhalten geplant ist: Erstellen Sie als Fall back Screenshots von dem, was Sie zeigen möchten. Darauf können Sie notfalls zurückgreifen und diese hochladen, falls die Verbindung zu langsam ist.
• Beschränken Sie die Teilnehmerzahl nur auf die notwendigen Teammitglieder.

Die Netiquette für Online-Meetings

Eine Netiquette ist oft “gesunder Menschenverstand”, wenn wir aber in virtuellen Räumen unterwegs sind und zusätzlich vielleicht hier und da noch überfordert von Technik, spielenden Kindern im Hintergrund oder hin- und herspringenden Bildschirmfreigaben, dann fehlt ab und zu die Kapazität für diesen “gesunden Menschenverstand”. Deshalb ist es hilfreich und sinnvoll vorab eine Netiquette zu verschicken oder sie zumindest am Anfang des Meetings kurz vorzustellen.

• Wenn eine Person den Bildschirm für alle teilt, ist es möglich, dass diese die anderen Teilnehmer nicht mehr sehen kann! Nicken oder winken ist für diese Person “unsichtbar”.
• Übergeben Sie in diesem Fall die Moderation während des Bildschirm-Teilens an jemand anderen.
• Achten Sie während des Teilens des Bildschirms auf sonstige sichtbare Hintergründe oder geöffnete Programme, z. B. Chats etc.
• Halten Sie Kommunikationsregeln ein: Mikrofon muten, ausreden lassen, das Wort weiterreichen an eine Person (z. B. Rednerliste führen).
• Vereinbaren Sie Handzeichen für Zwischenfragen.
• Denken Sie bitte auch ab und zu an Ihren Gesichtsausdruck 🙂 

Die Durchführung

Wenn der Testlauf durch ist, die Leute sich vorab austauschen konnten und allen klar ist, um was es gehen wird, sind wir schon sehr weit – nun muss das Meeting nur noch über die Bühne. Bei all den Online-Meetings, die wir schon durchgeführt haben, haben sich ein paar Dinge als hilfreich erwiesen:

• Ohne Pause sollte das Online-Meeting nicht länger als 90 Minuten dauern. Wenn Sie ein längeres Meeting planen, sollten die eine oder mehrere kurze “aktive Pausen” von ca. 15 Minuten einplanen.
• Gehen Sie die Netiquette für Online-Meetings am Anfang des Meetings noch einmal durch.
• Ein Protokoll zu führen, macht sehr viel Sinn. Dazu sollte geklärt werden, wer das übernimmt. Das verhindert auch Irritationen, denn diese Person mag so aussehen, als ob sie etwas anderes tut.
• Timeboxen Sie die verschiedenen Abschnitte des Meetings offen.
• Legen Sie vorher fest wie Entscheidungen getroffen werden 
• Protokollieren Sie wichtige ToDos und Beschlüsse mit Verantwortlichen, Deadlines und Follow-Ups.
• Benutzen Sie den Chat aktiv für Rednerlisten, Links usw.
• Geteilte Notizen können als Live-Protokoll genutzt werden. Vergessen Sie nicht, diese Notizen anschließend (und möglichst auch währenddessen) zu kopieren und außerhalb des Tools zwischenzuspeichern. Nach dem Schließen des Chatraums gehen diese eventuell verloren.
• Bitten Sie die Teilnehmer aktiv an der Protokollierung teilzunehmen – vier Augen sehen mehr als zwei und 10 noch viel mehr! Eine Rechtschreib- und Formulierungskorrektur ist dann oftmals gar nicht mehr notwendig.
• Bitten Sie alle Teilnehmer aktiv und produktiv an dem Meeting teilzunehmen.
• Sein Sie auf jeden Fall pünktlich (Leading by example) und bitten Sie alle Teilnehmer dies auch zu sein.
• Vergessen Sie DSGVO-konformes Vorgehen bei Aufnahmen nicht:
  1. Auf Tonspur Wunsch nach Aufnahme ankündigen
  2. Im Chat schriftlich von jedem bestätigen lassen: Ich stimme zu
  3. Erst dann Aufnahme starten

 Falls Sie weitere Hilfe beim erfolgreichen Durchführen von Online-Meetings brauchen, können wir Ihnen gerne helfen, sich diesen Herausforderungen zu stellen und diese zu meistern. Melden Sie sich gerne bei uns.